- Οι επιχειρήσεις συχνά διστάζουν να αλλάξουν τα παλιά τους ERP συστήματα λόγω της πολυπλοκότητας και των απαιτήσεων που συνεπάγεται η διαδικασία, αν και η αναγκαιότητα του εκσυγχρονισμού είναι επιτακτική για τη ψηφιακή τους εξέλιξη.
- Η μετάβαση σε νέο ERP απαιτεί προσεκτικό καθαρισμό και μεταφορά δεδομένων, διατήρηση της υπάρχουσας λειτουργικότητας, και προσαρμογή στις νέες δυνατότητες, ενώ είναι σημαντική η εμπλοκή των χρηστών για την αποφυγή αντίστασης στην αλλαγή.
- Η ομαλή μετάβαση χωρίς downtime είναι κρίσιμη για τη λειτουργία της επιχείρησης, απαιτώντας προσεκτικό σχεδιασμό και τη συνεργασία με έμπειρους συμβούλους για τη διασφάλιση συμμόρφωσης και υποστήριξης κατά τη διάρκεια και μετά την υλοποίηση του νέου συστήματος.
Οι επιχειρήσεις συχνά εγκλωβίζονται με απαρχαιωμένες λύσεις ERP καλύπτοντας απλώς τις βασικές τους ανάγκες, γιατί διστάζουν να προχωρήσουν σε ριζικές αλλαγές.
Ο λόγος που συμβαίνει αυτό είναι το γεγονός πως η έννοια του ERP «τρομάζει», καθώς απαιτεί προσοχή και σχεδιασμό. Συνοδεύεται από σύνθετες τεχνικές προϋποθέσεις, ενώ μάλιστα συνδέεται σε όλα τα επίπεδα με την λειτουργία της επιχείρησης.
Ο ψηφιακός μετασχηματισμός περνάει από το ERP
Ο εκσυγχρονισμός όμως κάθε επιχείρησης, αφενός δεν μπορεί να αποφευχθεί, αφετέρου περνάει υποχρεωτικά από την «καρδιά» του ΙΤ, που είναι το σύστημα ERP. Αυτό σημαίνει, ότι αργά ή γρήγορα (κατά προτίμηση «πολύ γρήγορα»), αυτό το απαρχαιωμένο ERP που συντηρείτε με «νύχια και με δόντια» θα πρέπει να αλλαχτεί.
Ο λόγος είναι ότι πλέον δεν υποστηρίζει σύγχρονες τεχνολογίες και πρακτικές, όπως AI-driven analytics, ή IoT integrations, δεν μπορεί να είναι διαθέσιμο από παντού και ανά πάσα στιγμή (cloud-based ERP), δεν είναι κατάλληλο για την eCommerce επέκταση που τόσο επιθυμείτε, για ότι δεν υποστηρίζει απαιτείται τεράστιος κόπος, χρόνος και χρήμα ώστε να αναπτυχθεί κάποια custom λύση κ.ο.κ.
Ας δούμε λοιπόν, τι θα πρέπει να προσέξετε, στην πορεία για την αναβάθμιση ή αλλαγή του παλιού σας ERP.
Από τα δεδομένα μέχρι τον χρήστη
Καθαρισμός και Μεταφορά Δεδομένων
Η αρχή των πάντων, σχετίζεται με τα δεδομένα. Η μεταφορά τους στο νέο σύστημα ίσως δεν είναι τόσο προφανής. Τα παλιά συστήματα σχεδόν σίγουρα περιέχουν ασυνέπειες, ενδεχομένως παρωχημένα formats αλλά και περιττά δεδομένα. Το να μεταφερθούν όλα σωστά, είναι μία πρόκληση που θα πρέπει να λυθεί πρώτα από οτιδήποτε άλλο. Ο καθαρισμός των δεδομένων, η προστασία και το σωστό mapping, αποτελούν τις τρεις βασικές σας προτεραιότητες.
Διατήρηση Λειτουργικότητας και Νέες Δυνατότητες
Στη συνέχεια θα πρέπει να διαφυλάξετε την υπάρχουσα λειτουργικότητα, αλλά και να δείτε ποια νέα πρόκειται να προστεθεί (αυτή που σας έλειπε τόσον καιρό!), ώστε να μπορεί να υλοποιηθεί. Μία αναλυτική, βήμα προς βήμα, καταγραφή είναι απαραίτητη για κάθε διαδικασία, ενώ το πιο «επικίνδυνο» κομμάτι, είναι αυτό της διαλειτουργικότητας με άλλα συστήματα. Εάν αυτή η σύνδεση υπάρχει ήδη, θα πρέπει να μεταφερθεί στο νέο σύστημα, κατά προτίμηση με νέες τεχνολογίες – εάν όχι, τότε μάλλον είναι πιο εύκολα τα πράγματα, καθώς πρόκειται για νέα λειτουργικότητα που δεν θα «σκοντάψει» σε παλιές αποφάσεις.
Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων και Αντίσταση στην Αλλαγή
Πέρα από τις τεχνολογικές προκλήσεις, η αλλαγή ενός τόσο σημαντικού συστήματος, επιφέρει και σημαντικές προκλήσεις σε θέματα ανθρώπινης διαχείρισης. Η τάση μας είναι να αντιστεκόμαστε στην αλλαγή, οπότε εμπλέξτε τους χρήστες σας από πολύ νωρίς, εξηγήστε γιατί γίνονται οι αλλαγές, και διεξάγετε User Acceptance Tests (UATs) σε κάθε σημαντική φάση του έργου.
Επιχειρησιακή Ευθυγράμμιση και Υποστήριξη Νέων Δυνατοτήτων
Παρόμοιο πρόβλημα μπορεί να υπάρξει και σε business επίπεδο. Το νέο ERP τοποθετείται διότι προσφέρει και μία σειρά από νέες business δυνατότητες. Δυνατότητες όμως, που μέχρι σήμερα δεν χρησιμοποιούνταν από τα τμήματά σας, και επομένως δεν είναι καθόλου βέβαιο ότι θα τις υποστηρίξουν. Εδώ δεν χωράνε συμβιβασμοί – πρέπει να καταστεί σαφές ότι η επιχείρηση εκσυγχρονίζεται και μαζί της, και οι λειτουργίες των τμημάτων πωλήσεων, marketing, υποστήριξης, προμηθειών κ.ο.κ.
Διασφάλιση Ομαλής Μετάβασης χωρίς Downtime
Τέλος, ένα από τα πλέον σημαντικά στοιχεία, είναι το να μπορείτε να κάνετε τη μετάβαση ομαλά, χωρίς downtime. Η διασφάλιση της επιχειρησιακής συνέχειας είναι μη διαπραγματεύσιμη, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι και απλή ή εύκολη! Σχεδιάστε μία προσέγγιση της μετάβασης σε φάσεις, και βεβαιωθείτε ότι το restore λειτουργεί σωστά, προτού κάνετε οποιαδήποτε κίνηση. Μία πολύ χρήσιμη λύση είναι η λειτουργία του νέου σας ERP σε περιορισμένο εύρος, κατά προτίμηση εντός ενός sandbox, ή παράλληλα, προκειμένου να είστε βέβαιοι για τη σωστή λειτουργία του σε πραγματικές συνθήκες.
On time, on budget
Όπως σε κάθε ERP έργο, έτσι και στην αλλαγή του ERP σας, θα πρέπει να υπάρχει ξεκάθαρο χρονοδιάγραμμα αλλά και budget υλοποίησης. Μόνο ένας έμπιστος σύμβουλος με σημαντική εμπειρία όπως η Entersoft, μέλος του Ομίλου Olympia, θα μπορέσει να σας καλύψει σε αυτόν τον τομέα. Έχει, δε, σημασία να μπορείτε να έχετε ειλικρινείς συζητήσεις, καθώς σίγουρα κάτι θα χρειαστεί να αλλάξει στην πορεία, και είναι πολύ εύκολο να παρθούν λάθος αποφάσεις απλά και μόνο επειδή πριν μερικούς μήνες είχε γίνει μία διαφορετική εκτίμηση.
Αυτή η σχέση με τον συνεργάτη υλοποίησης, θα σάς βοηθήσει και σε κάτι ακόμα πιο σημαντικό: Να διατηρήσετε ή να αποκτήσετε τη συμμόρφωση που απαιτείται από όλες τις νομικές και φορολογικές αλλαγές, που πλέον είναι εκατοντάδες κάθε χρόνο.
Μην ξεχνάτε επίσης, ότι αυτός ο συνεργάτης, δεν θα ολοκληρώσει απλά το έργο της μετάβασης. Θα πρέπει να είναι παρών και στη συνέχεια, υποστηρίζοντας κάθε σας κίνηση προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό, και προσαρμόζοντας το νέο σας ERP σε κάθε νέα απαίτηση.
